Ge­mein­sam die E-­Rech­nung ein­füh­ren

Sehr geehrte Damen und Herren,

nach dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes wird der Empfang und Versand von E-Rechnungen für Unternehmen in Deutschland ab dem 01. Januar 2025 verpflichtend.

Für die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027.

Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1. Januar 2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten.

Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst nur für sogenannte B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern – auch von Kleinunternehmern, Land- und Forstwirten sowie für Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen (z.B. Vermietung einer Wohnung).

 

Überblick der Übergangsregelung bei der Umstellung auf die E-Rechnung

2025202620272028

Für Rechnungsaussteller

E-Rechnung

WahlWahlPflicht (wenn Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 €)Pflicht

Sonstige Rechnung

Wahl (teils mit Zustimmung des Empfängers)Wahl (teils mit Zustimmung des Empfängers)Wahl (mit Zustimmung des Empfängers, wenn Umsatz im Vorjahr max. 800.000 €)Verbot

EDI-Verfahren

Wahl (mit Zustimmung des Empfängers)Wahl (mit Zustimmung des Empfängers)Wahl (mit Zustimmung des Empfängers)Verbot

Für Rechnungsempfänger

E-RechnungPflichtPflichtPflichtPflicht

 

Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze ab dem 01.01.2025. Für Rechnungsaussteller bestehen folgende Übergangsregelungen:

  • Zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 dürfen Sie für in diesem Zeitraum ausgeführte Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, allerdings muss der Rechnungsempfänger zustimmen. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann in Form einer Rahmenvereinbarung oder auch konkludent, z.B. durch widerspruchslose Annahme, erfolgen.
  • Vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2027 gilt: Hat Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 €
    • nicht überschritten, dürfen Sie für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen übermitteln (teils nur mit Zustimmung des Empfängers, s.o.);
    • überschritten, dürfen Sie keine Papierrechnungen mehr ausstellen, wohl aber Rechnungen, die mittels EDI-Verfahren übermittelt werden, auch wenn keine Möglichkeit besteht, die erforderlichen Informationen zu extrahieren (nur mit Zustimmung des Empfängers, s.o.).

 

Ab dem 01.01.2028 müssen Sie die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung dann in jedem Fall zwingend einhalten.

Ausnahme: Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind lediglich Kleinbetragsrechnungen (mit einem Gesamtbetrag bis 250 € inkl. Umsatzsteuer), Fahrausweise und Rechnungen an Verbraucher (B2C-Bereich).

Am 15. Oktober 2024 hat das Bundesministerium der Finanzen ein BMF-Schreiben zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 herausgegeben.

Als betroffener Unternehmer müssen Sie zuallererst sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen spätestens zum 01.01.2025 in sämtlichen zulässigen Formaten sowohl für das menschliche Auge sichtbar gemacht als auch in die Buchhaltung eingelesen und darin verarbeitet werden können.

 

Kommen Sie bei Fragen gerne auf uns zu und lassen Sie uns gemeinsam die Herausforderung meistern.

 

Vorteile der E-Rechnung für Ihr Unternehmen

Mit Einführung der E-Rechnung soll insbesondere der Umsatzsteuerbetrug bekämpft werden.

Dennoch gibt es auch Vorteile der E-Rechnung für Ihr Unternehmen, welche ich Ihnen hier aufzeigen möchte. Vielleicht haben Sie bereits erste Erfahrungen mit eingehenden E-Rechnungen gemacht. Wenn nicht, gilt es, rechtzeitig passende Software-Lösungen und Prozesse in Ihrem Unternehmen einzuführen. Dabei bietet die E-Rechnung viele Vorteile für Sie.

Sicherlich bedeutet die Umsetzung dieser weiteren gesetzlichen Änderung zunächst einen Mehraufwand, der in Ihren Tagesablauf integriert werden muss. Um E-Rechnungen empfangen und erstellen zu können, müssen in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich neue Software-Lösungen und auch die damit verbundenen Prozesse eingerichtet werden.

Lassen Sie uns die Zeit nutzen und diese Herausforderung gemeinsam meistern. Wir unterstützen Sie und setzen die Anforderungen gemeinsam um. Je schneller Sie die E-Rechnung einführen, desto schneller profitieren Sie auch von den Vorteilen.

  • Effiziente Workflows: Durch den Einsatz digitaler Rechnungsbelege profitieren Sie von medienbruchfreien Prozessen: vom Empfang, der Prüfung und Freigabe der E-Rechnung bis zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung.
  • Zeitersparnis: Fehleranfällige manuelle Dateneingaben entfallen. Das verbessert nicht nur die Qualität Ihrer Buchführung: Sie können die gewonnene Zeit auch für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen.
  • Kostenersparnis: Mit E-Rechnungsprozessen können Sie effektiv sparen: Denn Kosten für Papier und Kuverts, Druck- und Portokosten oder Ordner und Aktenschränke entfallen komplett. Modellrechnungen zeigen Einsparungen von bis zu 60 Prozent gegenüber Rechnungen auf Papier.
  • Transparenzgewinn: Eingangs- und Ausgangsrechnungen liegen in der Cloud. Bei Fragen können Mitarbeitende schnell zugreifen und sind direkt auskunftsfähig.
  • Besseres Cash-Management: Skontoabzugsmöglichkeit durch schnellere Eingangsrechnungsbearbeitung. Zudem hohe Transparenz auf der Ausgabenseite. Es sorgt für eine beschleunigte und sichere Zustellung elektronischer Rechnungen beim Empfänger für einen schnelleren Zahlungseingang und sinkende Mahnquoten.

 

FAQ zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Als „elektronische Rechnungen“ (kurz E-Rechnung) werden nur noch solche anerkannt, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden. Rechnungen auf Papier oder in anderen elektronischen Formaten (z.B. als PDF per E-Mail) gelten fortan als „sonstige Rechnungen“

 

Welche Formate sind zulässig?

Gemäß europäischer Norm für elektronische Rechnungstellung zum Beispiel:

Die Formate „ZUGFeRD“ (ab Version 2.0.1) (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und „XRechnung“ entsprechen laut Bundesfinanzministerium den Vorgaben.

  • ZUGFeRD: Es erlaubt die strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Diese ist für das menschliche Auge lesbar, aber der Rechnungsempfänger kann die enthaltenen Informationen auch ohne weitere Schritte aus einem eingebetteten XML-Anteil (Extensible Markup Language) automatisiert auslesen und weiterverarbeiten. Hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD zeichnen sich durch zwei Repräsentationen derselben Rechnung aus: ein bildhaftes Dokumentformat (z.B. PDF) und ein strukturiertes Datenformat (z.B. XML). Ab der Einführung der obligatorischen E-Rechnung betrachtet die Finanzverwaltung bei solchen hybriden Formaten immer den strukturierten Teil als den führenden. Im Fall einer Abweichung gehen die Daten aus dem strukturierten Teil also denen aus dem bildhaften Teil vor.
  • XRechnung: Dieses Format ist ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell.

   

Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?

E-Rechnungen müssen Sie – wie zuvor Papierrechnungen – zehn Jahre lang aufbewahren. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Eintragungen oder Änderungen (z.B. bei Rechnungskorrekturen) in der Rechnung vorgenommen wurden.

 

Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?

Grundsätzlich sind alle Belege in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren, sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen. Das bedeutet, dass Sie die Rechnungen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in unveränderter digitaler Form archivieren müssen. Beispielsweise hat die Finanzverwaltung im Zusammenhang mit dem ZUGFeRD-Format zur Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit die Anforderung aufgestellt, dass noch tatsächlich XML-Daten vorhanden sein müssen, die nicht durch eine Formatumwandlung (z.B. in TIFF, Tagged Image File Format) gelöscht werden dürfen.

Neben der Formattreue, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit bzw. Nachprüfbarkeit von Änderungen müssen elektronische Rechnungen bei der Archivierung auch in einen Index aufgenommen werden, der das schnelle Auffinden per Suchfunktion ermöglicht. In der Praxis empfiehlt sich daher ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es hat die Funktion eines Datencontainers, der über eine detaillierte Suchfunktion verfügt. Wird eine Datei in ein DMS eingestellt, erfolgt schon bei der Speicherung eine eindeutige Dateibenennung und Zuordnung zu verschiedenen Dokumententypen (z.B. Rechnung, Korrespondenz). Hierdurch wird die Auffindbarkeit der Dateien immens erleichtert. Dies ist ein großer Pluspunkt, gerade weil die Ablage von elektronischen Dateien in Ordnerstrukturen bei Betriebsprüfungen im Hinblick auf die Nachvollziehbarkeit und ein leichtes Auffinden oftmals kritisch beurteilt wird.

Alle Informationen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr. Diese Informationen ersetzen nicht die individuelle Beratung! Rechtsstand: 02.05.2024